Postingan
Nama dan NPM:
1. Azka maulana D 11109710
2. Fajar sultani 15109893
3. M.Najiulloh A 16109213
4. Randi pradipta 15109076
Kenapa dan mengapa kita melakukan pengembangan sistem?
PENGERTIAN SISTEM DAN ANALIS SISTEM
1.DEFINISI SISTEM
Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang
menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau
elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur
mendefinisikan sistem sebagai berikut ini :
Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan
atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu
Menurut Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr.,
mendefinisikan prosedur sebagai berikut :
Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi
yang menerangkan Apa (What) yang harus dikerjakan, Siapa (Who) yang
mengerjakannya, Kapan (When) dikerjakan dan Bagaimana (How)
mengerjakannya
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya
mendefiniskan sistem sebagai berikut ini :
Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk
mencapai suatu tujuan tertentu
Kedua kelompok definisi tersebut adalah benar dan tidak bertentangan, yang
berbeda adalah cara pendekatannya. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan
elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan
definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima, karena kenyataannya
suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistem bagian. Sebagai misal,
sistem akuntansi dapat terdiri dari beberapa subsistem-subsistem, yaitu subsistem
akuntansi penjualan, subsistem akuntansi pembelian, subsistem akuntansi
penggajian, subsistem akuntansi biaya dan lain sebagainya.
Apa itu Subsistem ?
Subsistem sebenarnya hanyalah sistem di dalam suatu sistem, ini berarti bahwa
sistem berada pada lebih dari satu tingkat. Pemisalan lainnya, mobil adalah suatu
sistem yang terdiri dari sistem-sistem bawahan seperti sistem mesin, sistem badan
mobil dan sistem rangka. Masing-masing sistem ini terdiri dari sistem tingkat yang
lebih rendah lagi. Misalnya, sistem mesin adalah kombinasi dari sistem karburator,
sistem generator, sistem bahan bakar dan seterusnya.
Apa itu Supersistem ?
Walaupun istilah supersistem jarang digunakan, sistem seperti ini ada. Jika suatu
sistem adalah bagian dari sistem yang lebih besar, sistem yang lebih besar itu adalah
supersistem. Contohnya, pemerintahan kota adalah suatu sistem, tetapi ia juga
merupakan bagian dari sistem yang lebih besar – pemerintahan propinsi.
Pemerintahan propinsi adalah supersistem dari pemerintahan kota dan juga
merupakan subsistem dari pemerintahan nasional.
Dari definisi dan penjelasan diatas dapatlah diambil kesimpulan, suatu sistem
terdiri dari elemen yang bisa berbentuk individu atau bagian-bagian yang terpisah,
kemudian berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan. Mobil terdiri dari
bagian-bagian sistem yang berinteraksi/kerjasama untuk tujuan mobil tersebut
bergerak ke suatu arah. Keluarga, pertama kali terdiri dari 2 individu yang terpisah
yang mana individu itu sendiri merupakan suatu sistem yang terdiri dari subsistem3
subsistem, kemudian bersatu membentuk keluarga untuk mencapai suatu tujuan.
Keluarga itu sendiri merupakan subsistem dari sistem Rukun Tetangga (RT), RT
merupakan subsistem dari Rukun Warga (RW), RW subsistem dari suatu Kelurahan,
Kelurahan subsistem dari suatu Kecamatan, dan demikian seterusnya.
2. Karakteristik Sistem
Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang
artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem
atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari
sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung
komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifatsifat
dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses
sistem secara keseluruhan. Jadi, dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada
subsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya sistem
tersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga
dengan sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai.
Batas Sistem (Boundary)
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem
dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem
menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
Lingkungan Luar Sistem (Environments)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar
yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus
tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan
dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari
sistem.
Penghubung (Interface) Sistem
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan
subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya
mengalir dari satu subsistem ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem
akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung.
Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang
lainnya membentuk satu kesatuan.
Masukan (Input) Sistem
Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan
dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal
input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut
dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan
keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance
input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal
input untuk diolah menjadi informasi.
Keluaran (Output) Sistem
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan
masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk sistem
komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan
hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
Pengolah (Process) Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa
bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem
akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan
laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak
mempnyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem
sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan
dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau
tujuannya.
Perbedaan suatu sasaran (objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah, goal
biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam
ruang lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti
misalnya sistem bisnis perusahaan, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk
sistem akuntansi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem
dari sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari
ruang lingkup mana memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan
sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan.
3. Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya sebagai
berikut ini :
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik
(physical system)
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak
tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa
pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik
merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem
akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem
buatan manusia (human made system)
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat
manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah
sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan
interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system
atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi
merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan
komputer yang berinteraksi dengan manusia.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem
tak tentu (probabilistic system)
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi.
Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga
keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari
sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan programprogram
yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa
depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem
terbuka (open system)
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh
dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya
turut campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada,
tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada
hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar
tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh
dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan
keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem
sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem
harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus
dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup karena sistem
tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang
baik saja.
Suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber
daya disebut sistem terbuka. Sebuah sistem pemanas atau pendingin ruangan,
contohnya, mendapatkan input-nya dari perusahaan listrik, dan menyediakan
panas/dinginnya bagi ruangan yang ditempatinya.
Dengan menggunakan logika yang sama, suatu sistem yang tidak dihubungkan
dengan lingkungannya adalah sistem tertutup. Sebagai contohnya, sistem
tertutup hanya terdapat pada situasi laboratorium yang dikontrol ketat.
4. Pengertian Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem (systems development) dapat berarti menyusun suatu
sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau
memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti
disebabkan karena beberapa hal, yaitu sebagai berikut ini :
a. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang
lama yang dapat berupa :
Ketidakberesan
Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama
tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Ketidakberesan ini
dapat berupa :
kecurangan-kecurangan disengaja yang menyebabkan tidak amannya
harta kekayaan perusahaan dan kebenaran dari data menjadi kurang
terjamin;
kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan
kebenaran dari data kurang terjamin;
tidak efisiennya operasi;
tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.
Pertumbuhan organisasi
Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang
baru. Pertumbuhan organisasi diantaranya adalah kebutuhan informasi yang
semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan
prinsip akuntansi yang baru. Karena adanya perubahan ini, maka
menyebabkan sistem yang lama tidak efektif lagi, sehingga sistem yang lama
sudah tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang
dibutuhkan manajemen.
b. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities)
Teknologi informasi telah berkembang dengan cepatnya. Perangkat keras
komputer, perangkat lunak dan teknologi komunikasi telah begitu cepat
berkembang. Organisasi mulai merasakan bahwa teknologi informasi ini perlu
digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat
mendukung dalam proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh
manajemen. Dalam keadaaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efisiensi
waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana
yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada. Bila pesaing
dapat memanfaatkan teknologi ini, maka kesempatan-kesempatan akan jatuh ke
tangan pesaing. Kesempatan-kesempatan ini dapat berupa peluang-peluang
pasar, pelayanan yang meningkat kepada langganan dan lain sebagainya.
c. Adanya instruksi-instruksi (directives)
Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi
dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan
pemerintah.
Berikut ini dapat digunakan sebagai indikator adanya permasalahanpermasalahan
dan kesempatan-kesempatan yang dapat diraih, sehingga
menyebabkan sistem yang lama harus diperbaiki, ditingkatkan bahkan diganti
keseluruhannya. Indikator-indikator ini diantaranya adalah sebagai berikut :
- keluhan dari langganan;
- pengiriman barang yang sering tertunda;
- pembayaran gaji yang terlambat;
- laporan yang tidak tepat waktunya;
- isi laporan yang sering salah;
- tanggung jawab yang tidak jelas;
- waktu kerja yang berlebihan;
- ketidakberesan kas;
- produktifitas tenaga kerja yang rendah;
- banyaknya pekerja yang menganggur;
- kegiatan yang tumpang tindih;
- tanggapan yang lambat terhadap langganan;
- kehilangan kesempatan kompetisi pasar;
- kesalahan-kesalahan manual yang tinggi;
- persediaan barang yang terlalu tinggi;
- pemesanan kembali barang yang tidak efisien;
- biaya operasi yang tinggi;
- file-file yang kurang teratur;
- keluhan dari supplier karena tertundanya pembayaran;
- bertumpuknya back-order (tertundanya pengiriman karena kurangnya
persediaan barang);
- investasi yang tidak efisisen;
- peramalan penjualan dan produksi tidak tepat;
- kapasitas produksi yang menganggur (idle capasities);
- pekerjaan manajer yang terlalu teknis;
- dll.
Dengan telah dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi
peningkatan-peningkatan di sistem yang baru. Peningkatan-peningkatan ini
berhubungan dengan PIECES (merupakan singkatan untuk memudahkan
mengingatnya), yaitu sebagai berikut :
o Performance (kinerja), peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang
baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput dan
response time. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan
suatu saat tertentu. Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara
dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk
menanggapi pekerjaan tersebut.
o Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.
o Economy (ekonomis), peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungankeuntungan
atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi.
o Control (pengendalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi
dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan
akan terjadi.
o Efficiency (efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda
dengan ekonomis. Bila ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya yang
digunakan, efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut
digunakan dengan pemborosan yang paling minimum. Efisiensi dapat diukur
dari outputnya dibagi dengan inputnya.
o Services (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh
sistem.
PRINSIP PENGEMBANGAN SISTEM
1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen
2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar
a. Semua alternatif yang ada harus diinvestigasi
b. Investasi yang terbaik harus bernilai
3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik
4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses
pengembangan sistem
5. Proses pengembangan sistem tidak harus urut
6. Jangan takut membatalkan proyek
7. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem
SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM
Pengembangan sistem informasi yang berbasis komputer dapat merupakan tugas
kompleks yang membutuhkan banyak sumber daya dan dapat memakan waktu
berbulan-bulan bahkan bertahun-tahun untuk menyelesaikannya. Proses
pengembangan sistem melewati beberapa tahapan dari mulai sistem itu direncanakan
sampai dengan sistem tersebut diterapkan, dioperasikan dan dipelihara. Bila operasi
sistem yang sudah dikembangkan masih timbul kembali permasalahan-permasalahan
yang kritis serta tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, maka perlu
dikembangkan kembali suatu sistem untuk mengatasinya dan proses ini kembali ke
tahap yang pertama, yaitu tahap perencanaan sistem. Siklus ini disebut dengan siklus
hidup suatu sistem (systems life cycle). Daur atau siklus hidup dari pengembangan
sistem merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan
utama dan langkah-langkah di dalam tahapan tersebut dalam proses
pengembangannya.
Dari sekian banyak siklus pengembangan sistem menurut beberapa penulis sejak
tahun 1970-an, diambil salah satu yang akan menjadi acuan kita mengenai
pengembangan sistem ini, yaitu menurut John Burch, Gary Grudnitski, Information
Systems, Theory and Practice (New York: John Wiley & Sons) yang menuliskan
tahapan pengembangan sistem sebagai berikut :
1. Kebijakan dan perencanaan sistem (system policy and planning).
2. Pengembangan sistem (system development)
a. Analisis sistem (system analysis)
b. Desain sistem secara umum (general system design)
c. Penilaian sistem (system evaluation)
d. Desain sistem terinci (detailed system design)
e. Implementasi sistem (system implementation)
3. Manajemen sistem dan operasi (system management and operation)
1. Kebijakan dan perencanaan sistem (system policy and planning).
Sebelum suatu sistem informasi dikembangkan, umumnya terlebih dahulu
dimulai dengan adanya suatu kebijakan dan perencanaan untuk mengembangkan
sistem itu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik, pengembangan sistem tidak
akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tanpa adanya kebijakan
pengembangan sistem oleh manajemen puncak (top management), maka
pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari manajemen puncak ini.
Padahal dukungan dari manajemen puncak sangat penting artinya. Kebijakan sistem
(systems policy) merupakan landasan dan dukungan dari manajemen puncak untuk
membuat perencanaan sistem. Perencanaan sistem (systems planning) merupakan
pedoman untuk melakukan pengembangan sistem.
Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen
puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatan
yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem yang lama
mempunyai banyak kelemahan-kelemahan yang perlu diperbaiki (misalnya untuk
meningkatkan efektifitas manajemen, meningkatkan produktivitas atau
meningkatkan pelayanan yang lebih baik kepada langganan).
Partisipasi dan keterlibatan manajemen puncak masih diharapkan untuk
keberhasilan sistem yang akan dikembangkan. Untuk itu manajemen puncak
dilengkapi dengan suatu tim penasehat yang disebut dengan komite pengarah
(steering commitee) yang umumnya dibentuk dari wakil-wakil pimpinan dari
masing-masing departemen pemakai sistem seperti misalnya manajer-manajer
departemen atau manajer-manajer divisi. Seringkali komite ini diketuai sendiri oleh
direktur utama. Tugas komite ini adalah sebagai berikut :
1. Mengkaji, menyetujui atau membuat rekomendasi yang berhubungan dengan
perencanaan sistem, proyek-proyek sistem serta pengadaan perangkat keras,
perangkat lunak dan fasilitas-fasilitas lainnya.
2. Mengkoordinasi pelaksanaan proyek sistem sesuai dengan rencananya.
3. Memonitor atau mengawasi kemajuan dari proyek sistem.
4. Menilai kinerja dari fungsi-fungsi sistem yang telah dikembangkan.
5. Memberikan saran-saran dan petunjuk-petunjuk terhadap proyek sistem yang
sedang dikembangkan, terutama yang berhubungan dengan pencapaian sasaran
sistem, sasaran perusahaan dan juga terhadap kendala-kendala yang dihadapi.
Setelah manajemen puncak menetapkan kebijakan untuk mengembangkan
sistem informasi, sebelum sistem ini sendiri dikembangkan, maka perlu
direncanakan terlebih dahulu dengan cermat. Perencanaan sistem (systems planning)
ini menyangkut estimasi dari kebutuhan-kebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana yang
dibutuhkan untuk mendukung pengembangan sistem ini serta untuk mendukung
operasinya setelah diterapkan. Perencanaan sistem dapat terdiri dari perencanaan
jangka pendek (short-range) dan perencanaan jangka panjang (long-range).
Perencanaan jangka pendek meliputi periode 1 sampai 2 tahun. Perencanaan jangka
panjang melingkupi periode sampai dengan 5 tahun. Karena perkembangan
teknologi komputer yang sangat cepat, maka perencanaan pengembangan sistem
informasi untuk periode yang lebih dari 5 tahun sudah tidak tepat lagi.
Proses perencanaan sistem dikelompokkan menjadi 3 proses utama, yaitu :
1. Merencanakan proyek-proyek sistem yang akan dilakukan oleh staf perencana
sistem
2. Menentukan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan yang dilakukan
oleh komite
3. Mendefinisikan proyek-proyek sistem dikembangkan yang dilakukan oleh analis
sistem.
2. Pengembangan sistem (system development)
a. Analisis sistem (system analysis)
Penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem
yang baru atau diperbarui
b. Desain sistem secara umum (general system design)
Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran
secara umum kepada user tentang sistem yang baru.
c. Penilaian sistem (system evaluation)
Hasil desain sistem secara umum tentunya harus menjadi pertimbangan
pihak manajemen apakah melanjutkan pengembangan sistem yang baru
berdasarkan gambaran desain sistem secara umum atau menolak rancangan
baru tersebut.
d. Desain sistem terinci (detailed system design)
Dengan memahami sistem yang ada dan persyaratan-persyaratan sistem baru,
selanjutnya adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem
baru. Jika sistem itu berbasis komputer, rancangan harus menyertakan
spesifikasi jenis peralatan yang akan digunakan.
e. Implementasi sistem (system implementation)
Merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik
dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja.
3. Manajemen sistem dan operasi (system management and operation)
Pemeliharaan sistem (systems maintenance ) dilaksanakan untuk 3 alasan :
1. Memperbaiki kesalahan
Penggunaan sistem mengungkapkan kesalahan (bugs) dalam program atau
kelemahan rancangan yang tidak terdeteksi dalam pengujian sistem.
Kesalahan-kesalahan ini dapat diperbaiki.
2. Menjaga kemutakhiran sistem
Dengan berlalunya waktu, terjadi perubahan-perubahan dalam lingkungan
sistem yang mengharuskan modifikasi dalam rancangan atau perangkat
lunak. Contohnya, pemerintah mengubah rumus perhitungan pajak jaminan
sosial.
3. Meningkatkan sistem
Saat sistem digunakan, akan ditemukan cara-cara membuat peningkatan
sistem. Saran-saran ini diteruskan kepada spesialis informasi yang
memodifikasi sistem sesuai saran tersebut.
Pada titik tertentu, modifikasi sistem akan menajdi sedemikian rupa, sehingga
lebih baik memulai dari awal. Lalu, siklus hidup sistem akan terulang.
Pendekatan Pengembangan Sistem
Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem, yaitu sebagai
berikut ini :
1. Pendekatan klasik lawan pendekatan terstruktur (dipandang dari
metodologi yang digunakan)
Metodologi pendekatan klasik mengembangkan sistem dengan mengikuti
tahapan-tahapan di systems life cycle. Pendekatan ini menekankan bahwa
pengembangan sistem akan berhasil bila mengikuti tahapan di systems life cycle.
Akan tetapi sayangnya, didalam praktek, hal ini tidaklah cukup, karena
pendekatan ini tidak memberikan pedoman lebih lanjut tentang bagaimana
melakukan tahapan-tahapan tersebut dengan terinci karena pendekatan ini tidak
dibekali dengan alat-alat dan teknik-teknik yang memadai. Sedangkan
pendekatan terstruktur yang baru muncul sekitar awal tahun 1970-an pada
dasarnya mencoba menyediakan kepada analis sistem tambahan alat-alat dan
teknik-teknik untuk mengembangkan sistem disamping tetap mengikuti ide dari
systems life cycle.
Karena sifat dari sistem informasi sekarang menjadi lebih kompleks, pendekatan
klasik tidak cukup digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi
yang sukses dan akan menimbulkan beberapa permasalahan. Permasalahanpermasalahan
yang dapat timbul di pendekatan klasik antara lain adalah sebagai
berikut :
a. Pengembangan perangkat lunak akan menjadi sulit
Pendekatan klasik kurang memberikan alat-alat dan teknik-teknik di dalam
mengembangkan sistem dan sebagai akibatnya proses pengembangan
perangkat lunak menjadi tidak terarah dan sulit untuk dikerjakan oleh
pemrogram. Lain halnya dengan pendekatan terstruktur yang memberikan
alat-alat seperti diagram arus data (data flow diagram), kamus data (data
dictionary), tabel keputusan (decision table), diagram IPO dan bagan
terstruktur (structured chart) dan lain sebagainya yang memungkinkan
pengembangan perangkat lunak lebih terarah berdasarkan alat-alat dan
teknik-teknik tersebut.
b. Biaya perawatan atau pemeliharaan sistem akan menjadi lebih mahal
Biaya pengembangan sistem yang termahal adalah terletak di tahap
perawatannya. Mahalnya biaya perawatan di pendekatan klasik ini
disebabkan karena dokumentasi sistem yang dikembangkan kurang lengkap
dan kurang terstruktur. Dokumentasi ini merupakan hasil dari alat-alat dan
teknik-teknik yang digunakan. Karena pendekatan klasik kurang didukung
dengan alat-alat dan teknik-teknik, maka dokumentasi menjadi tidak lengkap
dan walaupun ada tetapi strukturnya kurang jelas, sehingga pada waktu
pemeliharaan sistem menjadi kesulitan.
c. Kemungkinan kesalahan sistem besar
Pendekatan klasik tidak menyediakan kepada analis sistem cara untuk
melakukan pengetesan sistem, sehingga kemungkinan kesalahan-kesalahan
sistem akan menjadi lebih besar. Berbeda dengan pendekatan terstruktur
yang pengembangan sistemnya dilakukan dalam bentuk modul-modul yang
terstruktur. Modul-modul ini akan lebih mudah dites secara terpisah dan
kemudian pengetesan dapat dilakukan pada integrasi semua modul untuk
meyakinkan bahwa interaksi antar modul telah berfungsi semestinya.
Pengetesan sistem sebelum diterapkan merupakan hal yang kritis karena
koreksi kesalahan sistem setelah diterapkan akan mengakibatkan
pengeluaran biaya yang lebih besar. Beberapa penelitian menunjukkan
bahwa sistem yang tidak dites selama tahap pengembangannya merupakan
sumber utama dari kesalahan-kesalahan sistem.
d. Keberhasilan sistem kurang terjamin
Penekanan dari pendekatan klasik adalah kerja dari personil-personil
pengembang sistem, bukan pada pemakai sistem, padahal sekarang sudah
disadari bahwa dukungan dan pemahaman dari pemakai sistem terhadap
sistem yang sedang dikembangkan merupakan hal yang vital untuk
keberhasilan proyek pengembangan sistem pada akhirnya. Salah satu
kontribusi utama pendekatan terstruktur adalah partisipasi dan dukungan dari
pemakai sistem.
Pendekatan klasik mengasumsikan bahwa analis sistem telah mengerti akan
kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem dengan jelas dan benar. Pengalaman
telah menunjukkan bahwa di beberapa kasus, kebutuhan-kebutuhan pemakai
sistem tidaklah selalu jelas dan benar menurut analis sistem. Pendekatan
klasik kurang melibatkan pemakai sistem dalam pengembangan sistem, maka
kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem menjadi kurang sesuai dengan yang
diinginkan dan sebagai akibatnya sistem yang diterapkan menjadi kurang
berhasil.
e. Masalah dalam penerapan sistem
Karena kurangnya keterlibatan pemakai sistem dalam tahapan
pengembangan sistem, maka pemakai sistem hanya akan mengenal sistem
yang baru pada tahap diterapkan saja. Sebagai akibatnya pemakai sistem
akan menjadi kaget dan tidak terbiasa dengan sistem baru yang tiba-tiba
dikenalkan. Sebagai akibat lebih lanjut, pemakai sistem akan menjadi frustasi
karena tidak dapat mengoperasikan sistem dengan baik.
2. Pendekatan sepotong lawan pendekatan sistem (dipandang dari sasaran
yang akan dicapai)
Pendekatan sepotong (piecemeal approach) merupakan pendekatan
pengembangan sistem yang menekankan pada suatu kegiatan atau aplikasi
tertentu saja. Pada pendekatan ini, kegiatan atau aplikasi yang dipilih,
dikembangkan tanpa memperhatikan posisinya di sistem informasi atau tanpa
memperhatikan sasaran keseluruhan dari organisasi. Pendekatan in hanya
memperhatikan sasaran dari kegiatan atau aplikasi itu saja.
Lain halnya dengan pendekatan sistem (systems approach) yang memperhatikan
sistem informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk masing-masing
kegiatan atau aplikasinya. Pendekatan sistem ini juga menekankan pada
pencapaian sasaran keseluruhan dari organisasi, tidak hanya menekankan pada
sasaran dari sistem informasi itu saja.
3. Pendekatan bawah-naik lawan pendekatan atas-turun (dipandang dari cara
menentukan kebutuhan dari sistem)
Pendekatan bawah naik (bottom-up approach) dimulai dari level bawah
organisasi, yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini
dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan
naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan
transaksi tersebut. Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri dari pendekatan
klasik. Pendekatan bawah-naik bila digunakan pada tahap analisis sistem disebut
juga dengan istilah data analysis, karena yang menjadi tekanan adalah data yang
akan diolah terlebih dahulu, informasi yang akan dihasilkan menyusul mengikuti
datanya.
Pendekatan atas-turun (top-down approach) sebaliknya dimulai dari level atas
organisasi, yaitu level perencanaan strategi. Pendekatan ini dimulai dengan
mendefinisikan sasaran dan kebijaksanaan organisasi. Langkah selanjutnya dari
pendekatan ini adalah dilakukannya analisis kebutuhan informasi. Setelah
kebutuhan informasi ditentukan, maka proses turun ke pemrosesan transaksi,
yaitu penentuan output, input, basis data, prosedur-prosedur operasi dan kontrol.
Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri dari pendekatan terstruktur. Pendekatan
atas-turun bila digunakan pada tahap analisis sistem disebut juga dengan istilah
decision analysis, karena yang menjadi tekanan adalah informasi yang
dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh manajemen terlebih dahulu,
kemudian data yang perlu diolah didefinisikan menyusul mengikuti informasi
yang dibutuhkan.
4. Pendekatan sistem-menyeluruh lawan pendekatan moduler (dipandang
dari cara mengembangkannya)
Pendekatan sistem-menyeluruh (total-system approach) merupakan pendekatan
yang mengembangkan sistem serentak secara menyeluruh. Pendekatan ini
kurang mengena untuk sistem yang komplek, karena akan menjadi sulit untuk
dikembangkan. Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri dari pendekatan klasik.
Pendekatan moduler (modular approach) berusaha memecah sistem yang rumit
menjadi beberapa bagian atau modul yang sederhana, sehingga sistem akan lebih
mudah dipahami dan dikembangkan. Akibat lebih lanjut adalah sistem akan
dapat dikembangkan tepat pada waktu yang telah direncanakan, mudah dipahami
oleh pemakai sistem dan mudah untuk dipelihara. Pendekatan ini juga
merupakan ciri-ciri dari pendekatan terstruktur.
5. Pendekatan lompatan-jauh lawan pendekatan berkembang (dipandang dari
teknologi yang akan digunakan
Pendekatan lompatan-jauh (great loop approach) menerapkan perubahan
menyeluruh secara serentak menggunakan teknologi canggih. Perubahan ini
banyak mengandung resiko, karena teknologi komputer begitu cepat
berkembang dan untuk tahun-tahun mendatang sudah menjadi usang.
Pendekatan ini juga terlalu mahal, karena memerlukan investasi seketika untuk
semua teknologi yang digunakan dan pendekatan ini juga sulit untuk
dikembangkan, karena terlalu komplek.
Pendekatan berkembang (evolutionary approach) menerapkan teknologi canggih
hanya untuk aplikasi-aplikasi yang memerlukan saja pada saat itu dan akan terus
dikembangkan untuk periode-periode berikutnya mengikuti kebutuhannya sesuai
dengan perkembangan teknologi yang ada. Pendekatan berkembang
menyebabkan investasi tidak terlalu mahal dan dapat mengikuti perkembangan
teknologi yang cepat, sehingga teknologi yang digunakan tidak cepat menjadi
usang.
Metodologi Pengembangan Sistem
Metodologi adalah :
Kesatuan metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturanaturan
dan postulat-postulat yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan, seni atau
disiplin lainnya
Metode adalah :
Suatu cara/teknik yang sistematik untuk mengerjakan sesuatu. Metodologi
pengembangan sistem yang ada biasanya dibuat atau diusulkan oleh :
- Penulis buku
- Peneliti
- Konsultan
- Systems house
- Pabrik software
Metodologi Pengembangan Sistem diklasifikasikan menjadi 3 golongan
1. Functional Decomposition Methodologies (Metodologi Pemecahan Fungsional)
Metodologi ini menekankan pada pemecahan dari sistem ke dalam subsitemsubsistem
yang lebih kecil, sehingga akan lebih mudah untuk dipahami,
dirancang dan diterapkan. Yang termasuk dalam kelompok metodologi ini
adalah :
- HIPO (Hierarchy plus Input-Process-Output)
- SR (Stepwise Refinement) atau ISR (Iterative Stepwise Refinement)
- Information-Hiding
2. Data Oriented Methodologies (Metodologi Orientasi Data)
Metodologi ini menekankan pada karakteristik dari data yang akan diproses.
Metodologi ini dapat dikelompokkan kembali ke dalam dua kelas, yaitu :
a. Data-flow oriented methodologies
Metodologi ini secara umum didasarkan pada pemecahan dari sistem
kedalam modulo-modul berdasarkan dari tipe elemen data dan tingkah-laku
logika modul tersebut di dalam sistem. Dengan metodologi ini, sistem secara
logika dapat digambarkan secara logika dari arus data dan hubungan antar
fungsinya di dalam modul-modul disistem. Yang termasuk dalam metodologi
ini adalah
- SADT (Structured Analisys and Design Techniques)
- Composite Design
- SSAD (Structured Systems Analysis and Design)
b. Data structure oriented methodologies
Metodologi ini menekankan struktur dari input dan output di sistem. Struktur
ini kemudian akan digunakan sebagai dasar struktur dari sistemnya.
Hubungan fungsi antar modul atau elemen-elemen sistem kemudian
dijelaskan dari struktur sistemnya. Yang termasuk dalam metodologi ini
adalah :
- JSD (Jackson’s systems development)
- W/O (Warnier / Orr)
3. Prescriptive Methodologies
Yang termasuk dalam metodologi ini adalah :
- ISDOS (Information Systems Design and Optimization System)
Kegunaannya adalah mengotomatisasi proses pengembangan sistem
informasi. ISDOS mempunyai 2 komponen :
a. PSL
Merupakan komponen utama dari ISDOS, yaitu suatu bahasa untuk
mencatat kebutuhan pemakai dalam bentuk machine-readable form,
sehingga output yang dihasilkannya dapat dianalisis oleh PSA. PSL
merupakan bahasa untuk menggambarkan sistemnya dan bukan
merupakan bahasa pemrograman prosedural.
b. PSA
Merupakan paket perangkat lunak yang mirip dengan kamus data (data
dictionary) dan digunakan untuk mengecek data yang dimasukkan, yang
disimpan , yang dianalisis dan yang dihasilkan sebagai output laporan
dengan pemanfaatan DBMS dalam penyimpanan datanya. Kegunaan dan
hasil dari PSA adalah :
PSA menganalisis PSL untuk kesalahan-kesalahan sintak dan akan
menghasilkan laporan-laporan dalam bentuk data dictionary, function
dictionary serta analisis dari hubungan-hubungan proses.
Laporan dalam bentuk grafik, seperti laporan yang menggambarkan
hubungan dari proses termasuk apakah suatu proses merupakan
bagian dari porses yang lain atau suatu proses mempunyai komponen
proses-proses lain.
PSA akan melakukan analisis jaringan untuk mengecek kelengkapan
dari semua hubungan data dan proses-proses.
PSA juga akan melakukan analisis dari hubungan ketergantungan
waktu dari data dan analisis dari spesifikasi volume.
- PLEXSYS
Kegunaannya adalah untuk melakukan transformasi suatu statemen bahasa
komputer tingkat tinggi ke suatu executable code untuk suatu konfigurasi
perangkat keras yang diinginkan. PLEXSYS merupakan tambahan untuk
ISDOS. Kalau ISDOS digunakan pada aspek penntuan kebutuhan,
PLEXSYS digunakan pad aspek penghasil kode program secar otomatis.
- PRIDE
Merupakan perangkat lunak terpadu yang baik untuk analisis/disain sistem
terstruktur, manajemen data, manajemen proyek dan pendokumentasian.
- SDM/70
Merupakan suatu perangkat lunak yang berisi kumpulan metode, estimasi,
dokumentasi dan petunjuk administrasi guna membantu pemakai untuk
mengembangkan dan merawat sistem yang efektif
- SPECTRUM
Perangkat lunak ini mempunyai beberapa versi untuk keperluan yang
berbeda, semacam SPECTRUM-1 untuk life cycle konvensional,
SPECTRUM-2 untuk sistem manajemen proyek terstruktur, SPECTRUM-3
untuk on-line interactive estimator.
- SRES (Software Requirement Engineering System) dan SREM (Software
Requirement Engineering Methodology)
- DBO (Design By Objective), PAD (Program Analysis Diagram), HOS
(Higher Order Software), MSR (Meta Stepwise Refinement), PDL (Program
Design Language)
Alat dan Teknik Pengembangan Sistem
Untuk dapat melakukan langkah-langkah sesuai dengan yang diberikan oleh
metodologi pengembangan sistem yang terstruktur, maka dibutuhkan alat dan teknik
untuk melaksanakannya. Alat-alat yang digunakan dalam suatu metodologi
umumnya berupa suatu gambar atau diagram atau grafik. Selain berbentuk gambar,
alat-alat yang digunakan juga ada yang tidak berupa gambar atau grafik
(nongraphical tools), seperti misalnya data dictionary, structured english,
pseudocode serta formulir-formulir untuk mencatat dan menyajikan data.
Alat-alat pengembangan sistem yang berbentuk grafik diantaranya adalah
sebagai berikut ini :
a. HIPO diagram
Hierarchy plus Input-Process-Output, HIPO, adalah alat dokumentasi program
yang berbasis pada fungsi, yaitu tiap-tiap modul di dalam sistem digambarkan
oleh fungsi utamanya.
b. Data flow diagram
Digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru
yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan
fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telpon, surat dan
sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya
file kartu, microfile, harddisk, tape, diskette dan lain sebagainya).
c. Structured chart
Digunakan untuk mendefinisikan dan mengilustrasikan organisasi dari sistem
informasi secara berjenjang dalam bentuk modul dan submodul dengan
menunjukkan hubungan elemen data dan elemen kontrol antara hubungan
modulnya, sehingga memberikan penjelasan lengkap dari sistem dipandang dari
elemen data, elemen kontrol, modul dan hubungan antar modulnya.
d. SADT
Structured Analysis and Design Technique, SADT, memandang suatu sistem
terdiri dari dua hal : benda (obyek, dokumen atau data) dan kejadian (kegiatan
yang dilakukan oleh orang, mesin atau perangkat lunak). Menggunakan dua tipe
diagram yaitu, diagram kegiatan (activity diagrams, disebut actigrams) dan
diagram data (data diagrams, disebut datagrams).
e. Jackson’s diagram
Jackson’s Systems Development, JSD, membangun suatu model dari dunia nyata
(real world) yang menyediakan subyek-subyek permasalahan dari sistem.
Disamping alat-alat berbentuk grafik yang digunakan pada suatu metodologi
tertentu, masih terdapat beberapa alat berbentuk grafik yang sifatnya umum, yaitu
dapat digunakan di semua metodologi yang ada. Alat-alat ini berupa suatu bagan
yang dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
1. Bagan untuk menggambarkan aktivitas (activity charting)
a. Bagan alir sistem (systems flowchart)
b. Bagan alir program (program flowchart) yang dapat berupa :
_ bagan alir logika program (program logic flowchart)
_ bagan alir program komputer terinci (detailed computer program
flowchart)
c. Bagan alir kertas kerja (paperwork flowchart)
d. Bagan alir proses (process flowchart)
e. Gantt chart
2. Bagan untuk menggambarkan tataletak (layout charting)
3. Bagan untuk menggambarkan hubungan personil (personal relationship
charting)
a. Bagan distribusi kerja (working distribution chart)
b. Bagan organisasi (organization chart)
Teknik-teknik dalam pengembangan sistem yang dapat digunakan antara lain
sebagai berikut ini :
a. Teknik manajemen proyek, yaitu CPM (Critical Path Method) dan PERT
(Program Evaluation and Review Technique)
Teknik ini digunakan untuk penjadwalan waktu pelaksanaan suatu proyek.
b. Teknik menemukan fakta (fact finding techniques)
Yaitu teknik yang dapat digunakan untuk mengumpulkan data dan menemukan
fakta-fakta dalam kegiatan mempelajari sistem yang ada. Teknik-teknik ini
diantaranya adalah :
- wawancara (interview)
wawancara memungkinkan analis sistem sebagai pewawancara (interviewer)
untuk mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan orang yang
diwawancarai (interviewee).
- observasi (observation)
observasi adalah pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan
yang mana pada waktu observasi analis sistem dapat ikut juga berpartisispasi
dengan orang-orang yang sedang melakukan suatu kegiatan tersebut.
- daftar pertanyaan (questionaires)
adalah suatu daftar yang berisi dengan pertanyaan-pertanyaan untuk tujuan
khusus yang memungkinkan analis sistem untuk mengumpulkan data dan
pendapat dari responden-responden yang dipilih.
- pengumpulan sampel (sampling)
pengambilan sampel adalah pemilihan sejumlah item tertentu dari seluruh
item yang ada dengan tujuan mempelajari sebagian item tersebut untuk
mewakili seluruh itemnya dengan pertimbangan biaya dan waktu yang
terbatas.
c. Teknik analisis biaya/manfaat (cost-effectiveness analysis atau cost-benefit
analysis)
Teknik ini menilai dari sisi kelayakan ekonomis suatu pengembangan sistem
informasi.
d. Teknik untuk menjalankan rapat
Selama proses pengembangan sistem dilakukan, seringkali rapat-rapat diadakan
baik oleh tim pengembangan sistem sendiri atau rapat antara tim pengembangan
sistem dengan pemakai sistem dan manajer, sehingga kemampuan analis sistem
untuk memimpin atau berpartisipasi di dalam suatu rapat merupakan hal yang
penting terhadap kesuksesan proyek pengembangan sistem.
e. Teknik inspeksi/walkthrough
Inspeksi merupakan kepentingan dari pemakai sistem dan walkthrough
merupakan kepentingan dari analis sistem. Analis sistem melakukan
walkthrough untuk maksud supaya dokumentasi yang akan diserahkan kepada
pemakai sistem secara teknik tidak mengalami kesalahan dan dapat dilakukan
dengan diverifikasi terlebih dahulu oleh analis sistem yang lain. Pemakai sistem
melakukan inspeksi untuk maksud menilai dokumentasi yang diserahkan oleh
analis sistem secara teknik tidak mengandung kesalahan.
Penyebab kegagalan pengembangan sistem :
Kurangnya penyesuaian pengembangan sistem
Kelalaian menetapkan kebutuhan pemakai dan melibatkan pemakai sistem
Kurang sempurnanya evaluasi kualitas analisis biaya
Adanya kerusakan dan kesalahan rancangan
Penggunaan teknologi komputer dan perangkat lunak yang tidak direncanakan
dan pemasangan teknologi tidak sesuai
Pengembangan sistem yang tidak dapat dipelihara
Implementasi yang direncanakan dilaksanakan kurang baik
5. Fungsi Analis Sistem
Analis sistem (systems analyst) adalah orang yang menganalisis sistem
(mempelajari masalah-masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan-kebutuhan
pemakai sistem) untuk mengidentifikasikan pemecahan yang beralasan. Sebutan lain
untuk analis sistem ini adalah analis informasi (information analyst), analis bisnis
(business analyst), perancang sistem (systems designer), konsultan sistem (systems
consultant) dan ahli teknik sistem (systems engineer).
Analis sistem berbeda dengan pemrogram. Pemrogram (programmer) adalah
orang yang menulis kode program untuk suatu aplikasi tertentu berdasarkan rancang
bangun yang telah dibuat oleh analis sistem. Akan tetapi ada juga analis sistem yang
melakukan tugas-tugas seperti pemrogram dan sebaliknya ada juga pemrogram yang
melakukan tugas-tugas yang dilakukan oleh analis sistem. Orang yang melakukan
tugas baik sebagai analis sistem maupun pemrogram disebut analis/pemrogram
(analyst/programmer) atau pemrogram/analis (programmer/analyst). Tugas dan
tanggungjawab analis sistem dan pemrogram adalah berbeda dan dapat dilihat pada
tabel berikut :
Pemrogram Analis sistem
1. tanggungjawab pemrogram terbatas
pada pembuatan program komputer.
2. Pengetahuan pemrogram cukup
terbatas pada teknologi komputer,
sistem komputer, utilities dan
bahasa-bahasa pemrograman yang
diperlukan.
3. Pekerjaan pemrogram sifatnya teknis
dan harus tepat dalam pembuatan
instruksi-instruksi program.
4. Pekerjaan pemrogram tidak
menyangkut hubungan dengan
banyak orang, terbatas pada sesama
pemrogram dan analis sistem yang
mempersiapkan rancang bangun
(spesifikasi) programnya.
4. Tanggungjawab analis sistem tidak
hanya pada pembuatan program
komputer saja, tetapi pada sistem
secara keseluruhan.
5. Pengetahuan analis sistem harus
luas, tidak hanya pada teknologi
komputer, tetapi juga pada bidang
aplikasi yang ditanganinya.
6. Pekerjaaan analis sistem dalam
pembuatan program terbatas pada
pemecahan masalah secara garis
besar.
7. Pekerjaan analis sistem melibatkan
hubungan banyak orang, tidak
terbatas pada sesama analis sistem,
pemrogram, tetapi juga pemakai
sistem dan manajer.
Pengetahuan dan Keahlian yang Diperlukan Analis Sistem
Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang luas dan keahlian yang
khusus. Beberapa analis sistem setuju bahwa pengetahuan-pengetahuan dan keahlian
berikut ini sangat diperlukan bagi seorang analis sistem yang baik :
1. Pengetahuan dan keahlian tentang teknik pengolahan data, teknologi
komputer dan pemrograman komputer
a. Keahlian teknis yang harus dimiliki adalah termasuk keahlian dalam
penggunaan alat dan teknik untuk pengembangan perangkat lunak aplikasi
serta keahlian dalam menggunakan komputer.
b. Pengetahuan teknis yang harus dimiliki meliputi pengetahuan tentang
perangkat keras komputer, teknologi komunikasi data, bahasa-bahasa
komputer, sistem operasi, utilities dan paket-paket perangkat lunak lainnya.
2. Pengetahuan tentang bisnis secara umum
Aplikasi bisnis merupakan aplikasi yang sekarang paling banyak diterapkan,
maka analis sistem harus mempunyai pengetahuan tentang ini. Pengetahuan ini
dibutuhkan supaya analis sistem dapat berkomunikasi dengan pemakai sistem.
Pengetahuan tentang bisnis ini meliputi akuntansi keuangan, akuntansi biaya,
akuntansi manajemen, sistem pengendalian manajemen, pemasaran, produksi,
manajemen personalia, keuangan, tingkah laku organisasi, kebijaksanaan perusahaan
dan aspek-aspek bisnis lainnya.
3. Pengetahuan tentang metode kuantitatif
Dalam membangun model-model aplikasi, analis sistem banyak menggunakan
metode-metode kuantitatif, seperti misalnya pemrograman linier (linier
programming), pemrograman dinamik (dynamic programming), regresi (regresion),
network, pohon keputusan (decision tree), trend, simulasi dan lain sebagainya.
4. Keahlian pemecahan masalah
Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk meletakkan permasalahanpermasalahan
komplek yang dihadapi oleh bisnis, memecah-mecah masalah tersebut
ke dalam bagian-bagiannya, menganalisisnya dan kemudian harus dapat
merangkainya kembali menjadi suatu sistem yang dapat mengatasi permasalahanpermasalahan
tersebut.
5. Keahlian komunikasi antar personil
Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan komunikasi
baik secara lisan maupun secara tertulis. Keahlian ini diperlukan di dalam
wawancara, presentasi, rapat dan pembuatan laporan-laporan.
6. Keahlian membina hubungan antar personil
Manusia merupakan faktor yang kritis di dalam sistem dan watak manusia satu
dengan yang lainnya berbeda. Analis sistem yang kaku dalam membina hubungan
kerja dengan personil-personil lainnya yang terllibat, akan membuat pekerjaannya
menjadi tidak efektif. Apalagi bila analis sistem tidak dapat membina hubungan
yang baik dengan pemakai sistem, maka akan tidak mendapat dukungan dari
pemakai sistem atau manajemen dan kecenderungan pemakai sistem akan
mempersulitnya.
Tim Pengembangan Sistem
Dalam proyek pengembangan sistem yang kecil dan sederhana, kemungkinan
hanya ada seorang analis sistem yang merangkap sebagai pemrogram
(analis/pemrogram) atau seorang pemrogram yang merangkap sebagai analis sistem
(pemrogram/analis). Akan tetapi untuk proyek pengembangan sistem yang besar
atau komplek, pekerjaan ini biasanya dilakukan oleh sejumlah orang dalam bentuk
tim. Anggota dari tim pengembangan sistem ini tergantung dari besar-kecilnya
ruang-lingkup proyek yang kaan ditangani. Tim ini secara umnum dapat terdiri dari
personil-personil sebagai berikut ini :
1. Manajer analisis sistem
Manajer analisis sistem (manager of systems analysis) ini disebut juga sebagai
koordinator proyek dan mempunyai tugas dan tanggungjawab sebagai berikut ini
a. Sebagai ketua/koordinator tim pengembangan sistem
b. Mengarahkan, mengontrol dan mengatur anggota tim pengembangan sistem
lainnya
c. Membuat jadwal pelakasanaan proyek pengembangan sistem yang akan
dilakukan
d. Bertanggungjawab dalam mendefinisikan masalah, studi kelayakan, disain
sistem dan penerapannya
e. Memberikan rekomendasi-rekomendasi perbaikan sistem
f. Mewakili tim untuk berhubungan dengan pemakai sistem dalam hal
perundingan-perundingan dan pemberian-pemberian nasehat kepada
manajemen dan pemakai sistem
g. Membuat laporan-laporan kemajuan proyek (progress report)
h. Mengkaji ulang dan memeriksa kembali hasil kerja dari tim
2. Ketua analis sistem
Ketua analis sistem (lead systems analyst) biasanya menjabat sebagai wakil dari
manajer analisis sistem. Tugasnya adalah membantu tugas dari manajer analisis
sistem dan mewakilinya bila manajer analisis sistem berhalangan.
3. Analis sistem senior
Analis sistem senior (senior systems analyst) merupakan analis sistem yang
sudah berpengalaman.
4. Analis sistem
Analis sistem (systems analyst) merupakan analis sistem yang cukup
berpengalaman dan dapat bekerja sendiri tanpa bimbingan dari analis sistem
senior.
5. Analis sistem yunior
Analis sistem yunior (junior systems analyst) merupakan analis sistem yang
belum berpengalaman dan masih membutuhkan bimbingan-bimbingan dari
analis sistem yang lebih senior. Analis sistem yunior ini sering juga disebut
dengan analis sistem yang masih dilatih (systems analyst trainee).
6. Pemrogram aplikasi senior
Pemrogram aplikasi senior (senior applications programmer) merupakan
pemrogram komputer yang sudah berpengalaman dengan tugas merancang
spesifikasi dari program aplikasi dan mengkoordinasi kerja dari pemrogram yang
lainnya. Pemrogram aplikasi senior ini kadang-kadang juga disebut dengan
pemrogram/analis.
7. Pemrogram aplikasi
Pemrogram aplikasi (applications programmer) merupakan pemrogram
komputer yang cukup berpengalaman dan dapat melakukan tugasnya tanpa harus
dibimbing secara langsung lagi.
8. Pemrogram aplikasi yunior
Pemrogram aplikasi yunior (junior applications programmer) merupakan
pemrogram komputer yang belum berpengalaman dan masih dibawah bimbingan
langsung dari pemrogram yang lebih senior. Pemrogram aplikasi yunior biasanya
hanya dilibatkan pada pembuatan modul-modul program yang sederhana, seperti
misalnya pembuatan bentuk-bentuk I/O. Pemrogram aplikasi yunior ini sering
juga disebut dengan pemrogram aplikasi yang masih dilatih (applications
programmer trainee).
SUMBER:
1. Burch, J.G., System, Analysis, Design, and Implementation, Boyd & Fraser Publishing
Company, 1992.
2. Jogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi, ANDI OFFSET Yogyakarta, 1990.
3. John G. Burch, Jr, Felix R. Strater, Gary Grudnistski, Information Systems : Theory and
Practice, Second Edition, John Wiley & Sons, 1979
4. Meilir Page-Jones, The Practical Guide to Structured Systems Design, Second Edition,
Yourdon Press, Prentice Hall, 1988
5. I.T. Hawryszkiewycz, Introduction Systems Analysis and Design, Second Edition, Prentice
Hall, 1991
6. Pujianto.blog.ugm
7. Raymond McLeod, Jr, Management Information System : A Study of Computer-Based
Information Systems, Sixth Edition, Prenctice Hall, 1979
